نگارش متن مکاتبه با اساتید و دانشگاه ها

در انتخاب زمان برای ایمیل اساتید دقت کنید. پیشنهاد می‌کنیم، برای شروع مکاتبه و ارسال ایمیل به اساتید برای ترم زمستان، از فروردین ماه و برای ترم پاییز از اواخر مرداد ماه شروع کنید.هرگز در روزهای تعطیل ایمیل ارسال نکنید. توصیه ما این است که، مکاتبه را در اول ساعات اداری کشور مقصد انجام بدهید. با این کار، ایمیل شما جزء اولین ایمیل‌ها می‌شود.برخی اوقات ممکن است اساتید بنا به دلایلی ازجمله مشغله کاری پاسخ ایمیل متقاضی را ندهند. سعی کنید در اسرع وقت و با ایمیل زدن این موضوع را یادآوری کنید.

مکاتبه با اساتید و ایمیل زدن به آنها فقط به‌منظور نشان دادن توانمندی‌ها و یا ارائه رزومه نیست. یک استاد با ایمیلی که از طرف متقاضی دریافت می‌کند، می‌تواند به میزان علاقه‌مندی، اهداف، توانایی و قاطعیت دانشجو پی ببرد.

شاید به همین دلیل است که این مرحله از اپلای اهمیت فراوانی در دریافت پذیرش تحصیلی دارد. تحقیقات حاکی از آن است، افرادی که قبل از شروع پروسه اپلای، توانستند با اساتید دانشگاه‌های موردنظر خود ارتباط برقرار کنند، ۲۰ درصد شانس پذیرش بیشتری نسبت به افراد دیگر داشتند.

همین آمار تا حدودی می‌تواند اهمیت بالای مکاتبه ایمیلی با اساتید و دانشگاه‌های خارجی را نشان بدهد. به عبارتی برقراری تماس با استاد در دانشگاه مقصد، باعث می‌شود حداقل یک‌بار نام و رزومه آکادمیک متقاضی در دیدرس استادی قرار بگیرد که در پروسه اپلای، رزومه او را بررسی خواهد کرد

شما می‌توانید از طریق دانشجویان همان دانشگاه، وب‌سایت دانشگاه، جستجو در انجمن‌های اپلای و همچنین از طریق شبکه‌های اجتماعی نظیر فیس‌بوک، لینکدین و دیگر شبکه‌های اجتماعی، استادان موردنظر خود را پیدا کنید و اقدام به برقراری ارتباط با آن‌ها نمایید.

راه‌های برقراری ارتباط با استاد تماس تلفنی، ارسال فکس و ارسال ایمیل است. یکی از مؤثرترین راه‌های ارتباطی با استاد می‌تواند برقراری تماس تلفنی باشد. اگر با استاد خود از طریق ارسال ایمیل ارتباط دارید روند منظم این ارتباط را حفظ کنید؛ بنابراین شما در ابتدا ایمیل خود را برای استادان موردنظر ارسال کنید و منتظر پاسخ آن‌ها باشید و پس از پاسخ به ایمیل با برقراری تماس به‌وسیله برنامه‌هایی مثل اسکایپ (Skype) نظر استاد را جلب نمایید. علاوه بر این‌ها، صحبت کردن فرد دیگر با استاد موردنظر، در مورد شما، به‌طور مثال استادی که در همان دانشگاه است، می‌تواند در تصمیم استاد مؤثر باش

برای برقراری ارتباط با استاد اولین اقدام، ارسال ایمیل است. در ایمیل ارسالی، CV خود را برای او ارسال می‌نمایید و توضیحاتی کوتاه و جامع در مورد توانایی‌های علمی و دلیل انتخاب رشته را در ایمیل بیان می‌کنید. عنوان (Subject) در ایمیل ارسالی شما مهم است؛ بنابراین سعی کنید عنوان ایمیل به‌طور خلاصه زمینه کاری باشد که استاد در آن مشغول به فعالیت‌های علمی بوده و نشان دهید که هدف از ایمیل به استاد، علاقه به زمینه کاری او است. قبل از ایمیل زدن به استاد سعی کنید از منابع مختلف مانند بازدید صفحه مربوط به استاد در سایت دانشگاه، ارتباط با دانشجویان فعلی و خواندن مقالاتی که استاد موردنظر شما روی آن کارکرده است، مطلع باشید و اطلاعات خود را در مورد استادتان افزایش دهید. شما باید از علاقه‌مندی‌های استاد باخبر باشید و اگر در آن زمینه‌ها بر روی پروژه یا مقاله‌ای کارکرده‌اید حتماً اسناد علمی و یا مقاله خود را به پیوست ارسال نمایید.

یکی از مهمترین نکات اینکه به هیچ عنوان به اساتید مختلف از یک دانشکده همزمان ایمیل نزنید. چنانچه از طریق صحبت یا جلسات کمیته پذیرش دانشگاه مشخص شود یک متقاضی با بیش از یک استاد در تماس و مکاتبه بوده، بدون هیچ اقدامی پرونده ی شما را کنار می گذراند. تنها زمانی مجاز به تماس با اساتید دیگر هستید که استاد موردنظر در جریان باشد یا از آن استاد بعد از مدتی پاسخی دریافت نکردید. . در ارسال ایمیل به استادها توجه داشته باشید که بهتر است به‌جای ارسال ایمیل‌های یکسان به تعداد زیادی استاد، برای مثلاً ۴۰ تا ۵۰ استاد و با متن‌های کاملاً منحصربه‌فرد و مرتبط با زمینه و علائق آن استاد، ایمیل بزنید. از ارسال ایمیل به استادهایی که زمینه کاری آن‌ها به یکدیگر مرتبط نیست، پرهیز کنید و بیشتر سعی کنید با استادانی که به زمینه کاری آن‌ها علاقه‌مندید، ارتباط برقرار کنید.